Fem fiffiga favoritprogram

 Efter ett antal år i datorbranschen samlar man på sig små men värdefulla program och tjänster. Det är ofta små men på samma gång fantastiskt värdefulla program som gör arbetslivet lite enklare.

Det är inte program man hittar genom TV reklam i pauser av Solsidan utan små program man snappar upp genom kollegor, kunder, artiklar eller i andra sociala sammanhang.

Jag tänkte dela med mig av fem av mina egna favoriter som jag haft stor nytta av de senaste åren.

ZoomIt

ZoomIt är ett litet program som är ovärderligt om du som jag ofta håller i utbildningar, workshops eller seminarier.

Ska man visa ett datorsystem eller gränssnitt för en större grupp människor via exempelvis en projektor kan det vara svårt för åhörarna att se alla detaljer på duken. Menyval eller små knappar blir svåra att se vilket kan göra det svårt för åhörarna att se och förstå vad du vill ha sagt.

ZoomIt låter dig via enkla kortkommandon förstora och zooma delar av skärmen. Du kan även rita och markera på skärmen på samma gång så att du kan göra din presentation ännu tydligare.

Programmet är helt gratis att ladda hem från Microsofts sida här.

Mikogo

Har du också kollegor i Berlin, Paris, Köpenhamn eller kanske New York? Visst kan de vara fiffigt att kunna dela skärm. Oavsett om du ska hålla i en större telefonkonferens och behöver kunna visa en presentation eller du ska visa en grym funktion i ett program för en enskild kollega är det fantastiskt bra att kunna dela ut din skärm så att andra kan se den.

Det finns en rad tjänster man kan ta hjälp av. LiveMeeting, Skype och Office communicator är några av dem.

Min favorit just nu heter Mikogo. Det är ett gratis litet program som är otroligt enkelt och snabbt att använda. Ofta kan det vara problem att dela skärm med flera andra kollegor på samma gång eller att du inte kan dela skärm eftersom att du inte sitter på samma domänkontrollant, inom samma nätverk. Dessa och många andra problem kommer du runt med Mikogo. Du laddar ner det här.

Live Mesh

Det finns en rad tjänster som kan hjälpa dig att synka filer mellan olika datorer. Min egen favorit just nu är Microsoft Live Mesh.

Med Live Mesh kan jag synka filer mellan flera datorer och dessutom inställningar i vissa program. Exempelvis mina favoriter i Internet Explorer. Hittar jag en bra sida som jag skapar en favorit för på jobbet dyker den magiskt upp på min dator hemma när jag slår på den på kvällen. Inte dumt alls.

Tjänsten är gratis och du kan synka 5GB filer innan du slår i taket. Läs mer eller hämta här.

Jing

Ännu ett program med ett spännande namn.

Tar du då och då skärmdumpar för att visa kollegor eller kanske beskriva hur en kund ska göra i tron att en bild säger mer än… vad var det nu… massor av ord? Glöm det. Använd istället Jing som låter dig spela in hela skärmsekvenser. Om en bild säger mer än 1000 ord, hur många ord säger då inte en hel film? Dessutom kan du genom en mikrofon spela in instruktioner eller likande.

Hade jag inte suttit på tåget med en massa ljud omkring mig just nu hade det förmodligen gått snabbare att spela in en liten film som visar mina fem fiffiga favorit program istället för att knacka ner dem i text.

Laddar ner gör du här.

Royal TS

Royal TS är programmet för dig som vill städa upp i samlingen med fjärranslutningar till andra datorer eller servrar. I en tid där virtualisering är hetare än en finsk bastu en sommardag och du som jag kanske bollar en mängd olika kundsystem på olika servrar mellan dina händer skaffar man sig lätt en diger lista på anslutningar.

Royal TS låter dig organisera och administrera dessa anslutningar på ett fiffigt och bra sätt. Det blir också en enkel sak att hoppa mellan olika maskiner snabbt via programmets egen navigering.

Royal TS hittar du här.

Fyra anledningar till att använda Screencasts

Screencasts och video har redan exploderat på andra sidan den stora dammen i väster och håller på att få sitt genombrott även här.

Traditionellt har dokumentation, manualer och instruktioner dokumenteras i skriftlig form. Alla som sysslat med att sätta ihop den här typen av material vet att det brukar vara ganska tråkigt, mycket beroende på att man vet med sig att det oftast knappt kommer att användas utan bara samla damm i en pärm eller på en filserver. Screencasts räddar dagen genom att erbjuda ett roligare, enklare och bättre alternativ jämfört med skriven dokumentation eller instruktioner.

Istället för att knacka ner instruktionerna i Word skapar du en liten film med ljud och bild som visar hur du utför en speciell sak. Filmen skapar du genom att ”spela in” händelserna på skärmen samtidigt som att du spelar in din egen röst när du berättar om vad och hur du gör.

Resultatet blir en liten film som du enkelt kan publicera i Flash eller liknande format på Intranätet eller exempelvis YouTube, om det är en publik film.

Ett bra och enkelt exempel på en Screencast är en liten film på Reseatlas.se som beskriver hur användarna själva kan lägga till sevärdheter i Paris, restauranger i New York eller butiker i Köpenhamn. På bara ett par minuter får man en enkel och bra instruktion om hur det fungerar och hur alla kan hjälpa till och tipsa andra om sina guldkorn i världen.

1. Det går snabbt

Att skapa screencasts går snabbt. Mycket snabbare än att dokumentera samma sak i skriftlig form.

I skriven dokumentation behöver man ofta revidera texten flera gånger och ibland också lägga ganska mycket tid på att antingen beskriva förutsättningarna samt sätta samman skärmbilder.

När du skapar screencasts visar du direkt på skärmen hur man utför uppgiften och genom att prata till instruktionerna istället för att skriva ner det sparar du massor av tid.

Vanligtvis kan man behöva ett par försök eller tagningar innan man får en film som man är nöjd med och vid enstaka tillfällen kan man även behöva redigera filmen i efterhand i något filmredigeringsprogram men bli ändå inte förvånad om du kan spara upp till 75% av tiden jämfört med att skriva ner samma instruktioner.

2. Det är roligt

Att skriva ner dokumentation är väldigt ofta mer eller mindre ett nödvändigt ont. Screencasts gör det enklare och roligare. Det möjliggör mer kreativitet och du behöver inte lägga lika mycket tid på att beskriva elementära saker.

3. Det ger bättre förståelse

Det är stor skillnad på dokumentation och dokumentation. Det finns lyssnade exempel på bra och givande manualer men tyvärr är de dåliga exemplen för det mesta i majoritet.

Det är helt enkelt svårt att beskriva en ibland ganska tekniskt komplicerad aktivitet, med bilder och text. Oftast finns det en kunskapslucka mellan den som skapar dokumentationen och den som ska ta till sig och förstå dokumentationen samt olika mottagare av dokumentationen som dessutom gör att det kan vara svårt att hitta en bra nivå på instruktionerna.

Rörliga bilder, som visar den faktiska miljön, tillsammans med en berättande röst är nästan alltid enklare att förstå. Slutanvändaren kan kika på filmen och repetera samma sak i sin egen miljö och på samma gång enkelt gå tillbaka i tidslinjen i filmen för att återkomma till saker som varit otydliga eller svåra att förstå.

De flesta tycker dessutom att det är mycket roligare att se instruktioner på det här sättet än att läsa långa manualer vilket gör att de också tar till sig mer av informationen.

4. Det är enkelt

Att skapa enklare screencasts är väldigt väldigt enkelt. Det enda du behöver är din dator, ett program som du kan använda för att spela in din screencast, en mikrofon samt ett ställe att publicera filmen när du är klar.

Det finns en rad program som du kan använda för att spela in dina screencasts. En del är gratis och en del kostar en slant. Ett bra exempel är Jing. Jing erbjuds i en gratisversion, som är något begränsad, samt en betalversion med lite fler möjligheter.

De flesta verktyg för att spela in screencasts kan spara filmen som en liten Flashfilm. Det betyder att du enkelt kan publicera den på vilken webbsida som helst och mer eller mindre alla där ut på nätet kan titta på filmen. En annan bra metod är att publicera filmen via YouTube. Publicerar du filmen via YouTube behöver du inte ens ha en egen webbsida att publicera filmen på.

Till verket

Det finns nästan bara fördelar med att använda screencasts jämfört med traditionell skriven dokumentation. Det är enklare, snabbare och roligare att skapa dokumentationen. Det är dessutom för det mesta enklare att förstå och ta till sig informationen för de som ska ta del av dokumentationen.

Jag har kollegor som tagit det här ett steg längre. Genom att använda en vanlig digital videokamera kan de spela in dem själva och klippa samman detta med bilderna från skärmen. På detta sätt blir det även väldigt personligt. Vissa saker kan vara enklare att beskriva vid exempelvis en Whiteboard istället för vid skärmen.

Testa redan idag. Det kan säkert kännas lite ovant till en början men så snart du upptäcker fördelarna och få del av lite positiv feedback (som du garanterat kommer att få) kommer det att bli enklare och kännas mer naturligt.