Screencasts och video har redan exploderat på andra sidan den stora dammen i väster och håller på att få sitt genombrott även här.
Traditionellt har dokumentation, manualer och instruktioner dokumenteras i skriftlig form. Alla som sysslat med att sätta ihop den här typen av material vet att det brukar vara ganska tråkigt, mycket beroende på att man vet med sig att det oftast knappt kommer att användas utan bara samla damm i en pärm eller på en filserver. Screencasts räddar dagen genom att erbjuda ett roligare, enklare och bättre alternativ jämfört med skriven dokumentation eller instruktioner.
Istället för att knacka ner instruktionerna i Word skapar du en liten film med ljud och bild som visar hur du utför en speciell sak. Filmen skapar du genom att ”spela in” händelserna på skärmen samtidigt som att du spelar in din egen röst när du berättar om vad och hur du gör.
Resultatet blir en liten film som du enkelt kan publicera i Flash eller liknande format på Intranätet eller exempelvis YouTube, om det är en publik film.
Ett bra och enkelt exempel på en Screencast är en liten film på Reseatlas.se som beskriver hur användarna själva kan lägga till sevärdheter i Paris, restauranger i New York eller butiker i Köpenhamn. På bara ett par minuter får man en enkel och bra instruktion om hur det fungerar och hur alla kan hjälpa till och tipsa andra om sina guldkorn i världen.
1. Det går snabbt
Att skapa screencasts går snabbt. Mycket snabbare än att dokumentera samma sak i skriftlig form.
I skriven dokumentation behöver man ofta revidera texten flera gånger och ibland också lägga ganska mycket tid på att antingen beskriva förutsättningarna samt sätta samman skärmbilder.
När du skapar screencasts visar du direkt på skärmen hur man utför uppgiften och genom att prata till instruktionerna istället för att skriva ner det sparar du massor av tid.
Vanligtvis kan man behöva ett par försök eller tagningar innan man får en film som man är nöjd med och vid enstaka tillfällen kan man även behöva redigera filmen i efterhand i något filmredigeringsprogram men bli ändå inte förvånad om du kan spara upp till 75% av tiden jämfört med att skriva ner samma instruktioner.
2. Det är roligt
Att skriva ner dokumentation är väldigt ofta mer eller mindre ett nödvändigt ont. Screencasts gör det enklare och roligare. Det möjliggör mer kreativitet och du behöver inte lägga lika mycket tid på att beskriva elementära saker.
3. Det ger bättre förståelse
Det är stor skillnad på dokumentation och dokumentation. Det finns lyssnade exempel på bra och givande manualer men tyvärr är de dåliga exemplen för det mesta i majoritet.
Det är helt enkelt svårt att beskriva en ibland ganska tekniskt komplicerad aktivitet, med bilder och text. Oftast finns det en kunskapslucka mellan den som skapar dokumentationen och den som ska ta till sig och förstå dokumentationen samt olika mottagare av dokumentationen som dessutom gör att det kan vara svårt att hitta en bra nivå på instruktionerna.
Rörliga bilder, som visar den faktiska miljön, tillsammans med en berättande röst är nästan alltid enklare att förstå. Slutanvändaren kan kika på filmen och repetera samma sak i sin egen miljö och på samma gång enkelt gå tillbaka i tidslinjen i filmen för att återkomma till saker som varit otydliga eller svåra att förstå.
De flesta tycker dessutom att det är mycket roligare att se instruktioner på det här sättet än att läsa långa manualer vilket gör att de också tar till sig mer av informationen.
4. Det är enkelt
Att skapa enklare screencasts är väldigt väldigt enkelt. Det enda du behöver är din dator, ett program som du kan använda för att spela in din screencast, en mikrofon samt ett ställe att publicera filmen när du är klar.
Det finns en rad program som du kan använda för att spela in dina screencasts. En del är gratis och en del kostar en slant. Ett bra exempel är Jing. Jing erbjuds i en gratisversion, som är något begränsad, samt en betalversion med lite fler möjligheter.
De flesta verktyg för att spela in screencasts kan spara filmen som en liten Flashfilm. Det betyder att du enkelt kan publicera den på vilken webbsida som helst och mer eller mindre alla där ut på nätet kan titta på filmen. En annan bra metod är att publicera filmen via YouTube. Publicerar du filmen via YouTube behöver du inte ens ha en egen webbsida att publicera filmen på.
Till verket
Det finns nästan bara fördelar med att använda screencasts jämfört med traditionell skriven dokumentation. Det är enklare, snabbare och roligare att skapa dokumentationen. Det är dessutom för det mesta enklare att förstå och ta till sig informationen för de som ska ta del av dokumentationen.
Jag har kollegor som tagit det här ett steg längre. Genom att använda en vanlig digital videokamera kan de spela in dem själva och klippa samman detta med bilderna från skärmen. På detta sätt blir det även väldigt personligt. Vissa saker kan vara enklare att beskriva vid exempelvis en Whiteboard istället för vid skärmen.
Testa redan idag. Det kan säkert kännas lite ovant till en början men så snart du upptäcker fördelarna och få del av lite positiv feedback (som du garanterat kommer att få) kommer det att bli enklare och kännas mer naturligt.
